各县（市、区）、管委会住房城乡建设行政主管部门，市城建档案馆：
        为进一步加强和规范城建档案的接收利用工作，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，根据宁波社会经济发展和城市建设需要，依据城建档案相关法律、法规规定，现就做好我市城建档案接收及利用工作有关事项通知如下：
一、 城建档案的接收
（一）接收内容和时间
列入接收范围的档案内容包括纸质、电子和声像等各种载体形态的城建档案。城建档案的归档范围根据《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）中所列城建档案馆接收范围、《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）、《城建档案业务管理规范》（CJJ/T158-2011）、《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》（建城［2002］221号）、《宁波市建筑工程资料管理规程》（2005甬DBJ07-11）等规定，结合本市实际情况制定。《宁波市建设工程文件归档内容及排列顺序规定（2012版）》（详见附件1），《城建档案归档质量和整理要求》（详见附件2）。
勘察、设计单位应当在工作任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案收集齐全并整理立卷后向建设单位归档。建设、监理单位应对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。建设单位自建设工程验收合格之日起20个工作日内，向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案。
（二）档案接收程序
1.建设单位在申领建设工程规划许可证或施工许可证期间，应填写《宁波市建设工程竣工档案报送登记表》，向城建档案馆进行项目报建备案。在工程建设过程中，建设单位应确定一名负责人分管档案工作，指定专门人员负责工程竣工档案的收集、保管、整理和移交归档工作。
2.城建档案馆有书面告知建设单位按规定移交城建档案的义务，并在工程建设过程中对工程项目进行档案业务指导，提供咨询服务。
3.在组织工程竣工验收时，建设单位应当通知城建档案馆派员参加，由城建档案馆对建设工程的技术档案和施工管理资料是否完整提出意见。
4.建设单位在工程竣工验收合格之日起20个工作日内，应填报《宁波市建设工程竣工档案专项验收申请表》、《宁波市建设工程档案报送自检表》，向城建档案馆提出档案验收申请。城建档案馆根据建设工程项目的建设内容对照归档范围，对申报材料进行初审，对符合归档验收条件的项目，应予以接收；对不符合归档验收条件的项目，应提出初审意见要求建设单位整改完善后再进行接收。原则上在工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件、竣工图等五大类文件基本齐全的情况下，城建档案馆应予以接收，并对纸质、电子、声像档案同步归档。
5.城建档案馆在接收全套建设工程竣工档案后，对工程档案是否符合归档要求进行档案实体审核验收，一次性告知审核验收意见。
6.建设单位应根据审核验收意见对存在问题进行整改。
7.工程档案验收合格后，城建档案馆签发《建设工程竣工档案接收证明书》，作为办理建设工程竣工验收备案手续的依据之一，并办理移交接收手续。移交书一式两份，经双方签名盖章后，一份由移交单位保存，一份由城建档案馆保存。
（三）城建档案验收 
1、纸质档案应重点验收以下内容：
（1）工程档案齐全、系统、完整；
（2）工程档案的内容真实、准确反映工程建设活动和工程实际状况；
（3）工程档案已整理立卷，立卷符合《建设工程文件归档整理规范》的规定；
（4）竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；
（5）文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；
（6）文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。
2、电子档案应重点验收以下内容：
（1）工程电子档案的真实性、完整性、有效性；
（2）工程电子档案与纸质档案是否一致，是否已建立关联；
（3）载体有无病毒、有无划痕；
（4）登记表、著录数据、软件、说明资料等是否齐全。3、声像档案应重点验收以下内容：
（1）数码照片载体外观有无划痕，数据有无病毒；
（2）数码照片编号顺序是否与相应纸质照片档案一致；（3）声像档案真实性、完整性、有效性。
二、 城建档案的利用
（一）城建档案馆所藏档案，除未解密或需要控制使用的档案外，一般自形成之日起满30年后应向社会开放，并公布开放档案目录。涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私、国家安全、公共安全、经济安全的档案，以及与城建档案形成单位和个人另有约定的，应实行控制利用。
（二）公民、法人和其他组织可以按照城建档案有关规定，利用未开放的城建档案。利用未开放城建档案,查阅人应当出具本人身份证件，并根据利用需求，出具以下证明材料：
1.建筑物所有权人利用城建档案，单位查阅的，查阅人应当出具单位介绍信、建筑物权属证明；个人查阅的，应当出具建筑物权属证明，委托他人查阅的，还需出具委托人身份证和委托书。
2.非权属所有人的建设单位利用本单位移交的城建档案，查阅人应当出具单位介绍信或档案移交书。
3.司法机关、行政机关在法定职权范围内利用城建档案的，查阅人应当出具单位介绍信。
4.仲裁、诉讼案件中受当事人委托的律师因调查取证利用城建档案的需出具律师证、当事人委托证明阅览、摘抄相关档案。如需复制档案还需提供法院立案证明或法院调查令，复制调查令中指定内容。
5.勘察、设计、施工、监理等参建单位查阅本单位形成的工程档案，参与建设项目的个人查阅与其相关内容的城建档案，查阅人应当出具单位介绍信以及相关证明文件。
6.业主委员会或物业服务企业查阅其管理范围内的有关档案，查阅人应当出具单位介绍信，物业服务企业还需出具委托管理合同。
7.承租单位或承租个人利用城建档案的，查阅人应当出具租赁合同、建筑物所有权人委托查阅书。或由产权人直接查阅，按本条第一项规定办理。
8.建设单位、科研单位因工程建设、科学研究需利用建设项目及其周边或者沿线建筑物、构筑物、城市基础设施等未开放城建档案的，查阅人应出具单位介绍信和建设项目的审批文件。
9.不在以上情况的，必须视具体情况持其它相关证明材料。
（三）利用城建档案的单位和个人，应当按照要求认真填写《宁波市城建档案利用登记表》，在城建档案馆指定地点阅览，不得私自复制、翻拍、扫描、抄录、损毁、丢弃、涂改、勾划、盗窃、伪造等。对所调阅的城建档案涉及国家秘密、商业秘密的，负有保密义务，不得以任何形式公布。
（四）为保护档案原件，档案一般不外借。确需外借的，需经馆领导批准并严格按照相关规定办理。可以利用电子档案的，一般不提供原件。因档案利用而出具的身份证件、权属证明、合同、证明文件等城建档案馆均需复印留存。
本通知自下文之日起施行，原《关于印发宁波市建设工程文件归档内容及排列顺序规定的通知》（甬建发〔2008〕131号）和《关于报送建设工程电子档案的通知（试行）》（市建档〔2010〕13号）同时废止。
   

附件：1.宁波市建设工程文件归档内容及排列顺序规定（2012版）
            2.城建档案归档质量和整理要求

二○一二年二月十五日